Decyzje w sprawie zarządzania nieruchomością wspólnoty mieszkaniowej podejmuje sama wspólnota, która może wybrać zarząd właścicielski (bezpośredni) lub zlecić zarządzanie wspólnoty zgodnie z art.18 ust. 1 ustawy o własności lokali osobie fizycznej lub prawnej podejmując uchwałę zlecającą zarządowi podpisanie umowy o zarządzanie na podstawie z art. 185. ust. 2. ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, 1777, z 2016 r. poz. 65, 1250, 1271, 1579.).

Przy wyborze zarządcy wspólnoty mieszkaniowej należy wziąć pod uwagę parę aspektów tego wyboru:

1. doświadczenie zawodowe zarządcy nieruchomości,
2. proponowany projekt umowy o zarządzanie lub administrowanie nieruchomością,
3. wysokość wynagrodzenia zarządcy,\
4. zapoznanie się ze strategią zarządzania proponowaną dla nieruchomości wspólnej.

Ad. 1. Doświadczenie zawodowe zarządcy nieruchomości najlepiej sprawdzić na podstawie już zarządzanych przez Niego nieruchomości. Można też porozmawiać z zarządami tych wspólnot i wypytać je o opinie na temat zarządzania nieruchomościami przez zarządcę.

Ad. 2. W projekcie umowy o zarządzanie która musi być zawarta w formie pisemnej i powinna zawierać informacje dotyczące zarządcy nieruchomości odpowiedzialnego za wykonywanie umowy oraz oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania nieruchomościami.

W sposobie zarządu nieruchomością oprócz ustalenia podmiotu, który będzie zarządzał wspólnotą mieszkaniową, niezbędne jest określenie postanowień dotyczących funkcjonowania nieruchomości. Działanie zarządcy będzie bowiem rozliczane na podstawie treści umowy lub uchwały właścicieli przewidzianych w art. 18 ust. 1 i ust.2a (wyrok WSA w Warszawie z 11 grudnia 2007 r., sygn. Akt VI SA/Wa 1792/07). Przy czym pierwszeństwo tych ustaleniach będą miały zapisy umowy przed wytycznymi ustawowymi.

Na zarządzie lub zarządcy nieruchomości ciąży, obowiązek podejmowania decyzji na podstawie innych przepisów prawnych niż tylko przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, w tym dokonywanie czynności mających na celu w szczególności:

1. zapewnienia właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości (księgowanie wszystkich wpływów oraz wydatków, odprowadzanie podatków, składanie odpowiednich deklaracji, regulowanie zobowiązań oraz ściąganie wymagalnych należności, utrzymanie płynności finansowej, prawidłowe inwestowanie,
2. zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości,
3. zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego,
4. bieżącą administrację nieruchomości (pojęcie „administrowania nieruchomością” zostało zdefiniowane jako wchodzące w zakres pojęcia „zarząd” m. in. na podstawie wyroku SN z dnia 19 stycznia 2006 r., sygn. akt IV CK 343/05),
5. utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem,
6. uzasadnione inwestowanie w nieruchomość (czyli takie inwestowanie, które jest uzasadnione wskaźnikami ekonomicznymi).

Przedstawiony wyżej katalog nie jest zamknięty, choć prezentuje większość czynności ciążących na zarządzie wspólnoty lub na zarządcy wspólnoty bez podejmowania dodatkowych decyzji (uchwał) właściciela (właścicieli) nieruchomości.

W orzecznictwie spotykany jest pogląd, zgodnie z którym zarządzanie nieruchomością nie sprowadza się wyłącznie do administrowania, ale także do podejmowania czynności technicznych, prawnych itp. (wyrok WSA w Warszawie z 11 grudnia 2007 r., sygn. Akt VI SA/Wa 1792/07).
Z powyższych względów nie polecana jest umowa o administrowanie nieruchomością, przy której zarząd wspólnoty mieszkaniowej ma dużo większą odpowiedzialność niż w przypadku umowy o zarządzanie. Przy podpisaniu umowy o administrowaniu nieruchomością zarząd powinien wziąć pod uwagę ubezpieczenie czynności nie uwzględnionych w umowie, za które odpowiada sam.

Ad. 3. Wynagrodzenie zarządcy przeważnie określa się stawką miesięczną w zł za 1 m2 powierzchni użytkowej nieruchomości ustalaną uchwałą wspólnoty mieszkaniową na dany rok obrachunkowy.
Wysokość wynagrodzenia zarządcy powinna uwzględniać zakres wykonywanych czynności wpisanych do umowy o zarządzanie lub administrowanie. Można wysokość stawki wynagrodzenia zarządcy porównać ze stawkami stosowanymi przez innych zarządców na lokalnym rynku.

Ad. 4. Zarządca ubiegający się o zarządzanie wspólnotą mieszkaniową powinien przedstawić strategię zarządzania proponowaną dla nieruchomości wspólnej. Strategia taka mogłaby być przedstawiona w formie Planu zarządzania nieruchomością na okres od 5 do 10 lat. Taki plan zarządzania stosowany jest większości przypadków przy zarządzaniu nieruchomościami komercyjnymi a przy zarządzaniu nieruchomościami mieszkaniowymi niemalże zapomniany.
Strategia zarządzania powinna uwzględniać możliwości kompleksowej obsługi przez zarządcę przy składaniu wniosków i pozyskiwaniu finansowania zewnętrznego (unijnego i krajowego) dla inwestycji i remontów nieruchomości wspólnej.